Quy trình làm việc của hệ thống quản lí trung tâm ngoại ngữ

Phần mềm quản lí trung tâm ngoại ngữ đang được sử dụng ở hầu hết các trung tâm tại Hà Nội. Chính với những ưu điểm vượt trội của nó mà đã trở thành giải pháp tối ưu cho công tác quản lí.

Để có được sự hoạt động trơn tru như thế thì các bước hoạt động của nó đã được lập trình sẵn, giúp mọi việc trở nên tiện lợi, dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều lần so với công cụ quản lí truyền thống.

Phần mềm quản lí trung tâm ngoại ngữ được hoạt động thông qua các quy trình như khai báo danh mục chương trình, lập kế hoạch tuyển sinh, …

Thứ nhất, khai báo danh mục chương trình

Trong chương trình dạy của trung tâm thì có một số danh mục cần phải khai báo như sau:

  • Chương trình, cấp độ đào tạo.
  • Phòng học, giảng viên.
  • Sách, thiết bị theo chương trình học.
  • Các danh mục khác như: trạng thái lớp, trạng thái học sinh, ngày nghỉ trong tuần để thông báo với học viên.

Thứ hai, lập kế hoạch tuyển sinh

Quy trình làm việc của hệ thống quản lí trung tâm ngoại ngữ

Các công việc cụ thể như:

  • Lập các chương trình khuyến mãi, ưu đãi cho học viên khi đăng kí học.
  • Khai báo các lớp học dự kiến sẽ tuyển theo kế hoạch của trung tâm.
  • Lập lịch thi xếp lớp theo từng cấp độ tuyển sinh.
  • Xếp thời khóa biểu dự kiến cho các lớp khóa học sau.

Thứ ba, ghi danh sách học viên

  • Phần mềm sẽ tra cứu thông tin kế hoạch tuyển sinh để tư vấn học viên.
  • Ghi danh sách hồ sơ học viên đăng ký học ở chương trình nào, khóa học nào. Ở bước này chương trình sẽ gợi ý danh sách lịch thi xếp lớp để học viên chọn đăng kí thi để xếp lớp vào thời gian phù hợp. Tiếp theo đó là in phiếu báo lịch thi đế từng học viên đã đăng kí.   
  • Tổ chức thi rồi xếp lớp, nhập điểm thi xếp lớp theo điểm vào hệ thống.
  • Dựa vào điểm thi để xếp lớp cho từng học viên tùy theo từng cấp độ. Ở mỗi lớp sẽ có mức học phí khác nhau nên hệ thống sẽ tự động tính ra học phí cho từng người, từ đó in ra thông tin ghi danh học viên.
  • Hệ thống cũng giúp lập phiếu thu học phí, phiếu thu bán sách, thiết bị. Học phí ở các trung tâm có thể được chia ra nhiều đợt để đóng tùy theo từng khóa học.
  • Từ kết quả xếp loại đó trung tâm sẽ sắp xếp lớp cho học viên.

Thứ tư, quản lí thu chi tài chính

Quy trình làm việc của hệ thống quản lí trung tâm ngoại ngữ

Phần mềm quản lí trung tâm ngoại ngữ giúp tra cứu tìm kiếm thông tin thu, chi.

Khi học viên chuyển lớp ta có thể sửa đăng kí học, và hệ thống tự tính laiij tiền học phí mới. nếu học phí mới cao hơn thì ta chi hoàn phí. Nếu học phí mới có số tiền nhỏ hơn học phí cũ thì ta lập phiếu thu thêm tiền.

Thứ năm, quản lí thời khóa biểu và giờ dạy giáo viên

Phần mềm giúp lập kế hoạch thời khóa biểu cho lớp học (đã lập khi dự kiến mở, tuy nhiên ở đây ta có thể điều chỉnh kế hoạch sắp lịch cụ thể khi thực sự mở lớp.

Nó giúp lập thời khóa biểu chi tiết cho lớp học, lịch dạy cho giảng viên.

Phần mềm chấm giờ dạy giảng viên từ đó tổng hợp giờ dạy cho giáo viên để lấy dữ liệu và tính lương.

Thứ sáu, quản lí đào tạo

Quy trình làm việc của hệ thống quản lí trung tâm ngoại ngữ

Quy trình tiếp theo của phần mềm quản lí trung tâm là điểm danh học viên, nhập điểm iểm tra học viên, đáng giá xếp loại học tập, và in phiểu báo điểm.

Bước thứ bảy trong quy tình đó là quản lí kho hàng bao gồm quản lí kho sách, thiêt bị, vật tư, chuyển kho, nhập kho.

Cuối cung phần mềm cũng quản lí các công việc nội bộ như ghi nhân theo dõi lịch sử giao dịch học viên, lập lịch công việc nội bộ, công việc cá nhân và nhắc lịch hằng ngày.

Có thể nói phần mềm quản lý trung tâm tin học ngoại ngữ đã làm hộ con người rất nhiều công việc. Từ đó giúp các trung tâm tiết kiệm được chi phí cũng như nâng cao chất lượng giảng dạy và hỗ trợ học viên.

>> Xem thêm

Cách làm bài đọc hiểu tiếng anh hiệu quả

Cách luyện nghe TOEIC đạt điểm cao

Xem thêm

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *